Hastaların %9’u randevularını iptal ediyor. Otomatik Randevu Hatırlatma Sistemi ile iptal edilen randevuların %15’i geri kazanılmaktadır. Sistem sayesinde hem hatırlatmalar hem de iptal randevularının geri kazanımı raporlanabilmektedir.
Sistem Nasıl Çalışıyor?
- Yarın randevusu olan hastaların listesi HBYS’den (BilMedical, BizMed, HIS, Medisis, Pusula vd.) otomatik olarak SQL veya XML biçiminde alınır.
- Belirlenen saatte hastalar aranır ve şu anons okunur: “Sayın hastamız. Sağlıklı günler dileriz. Yarın Örnek Hastanesi, Dermotoloji polikliniğindeki randevu saatiniz 11:30. Randevunuza gelebiliyorsanız 1’i, gelemiyorsanız 9’u, tekrar dinlemek için 0’ı tuşlayınız.”
- Sistem eş zamanlı 24 arama yaparak, kısa bir zaman içerisin aranacak hastaları arar (bir saat içerisinde 1440 hastayı arayabilir). Ulaşılamayan veya tuşlama yapmayan hastalar, belirlenen bekleme süresinden sonra (örneğin 30 dakika), belirlenen sayıda (örneğin 3 defa) tekrar aranır.
- Ortalama %85 oranında randevular onaylanmaktadır. Otomatik Arama Raporu’na binaen Çağrı Merkezi randevuyu iptal eden, tuşlama yapmayan ve/veya ulaşılamayan hastaları arar. Temsilci (Agent) aramalarını da sisteme girer, böylece Çağrı Merkezi’nin faaliyetleri de raporlanır.
< - Çağrı Merkezi’nin iptal edilmiş randevulara geri dönüş oranı, iptal edilmiş randevuyu geri kazanma oranı sistemden takip edilebilir.
- Çağrı Merkezinize zaman kazandırarak, randevu hatırlatma işlemini otomatize ederek, ölçülebilir bir hale getirir. Bireysel hata payı sıfıra düşer.
- Eş zamanlı 24 görüşme yapabilmekte ve ortalama bir randevu teyidini 30 saniyede alabilmektedir. Bu da size personel giderleri ve saniye bazlı tarife ile telefon ücretleri konusunda tasarruf sağlamaktadır.
- SMS ile yapılan randevu hatırlatmalarında teyit alınamazken, Sesli Otomatik Randevu Hatırlatma‘da %92 oranında tuşlama yapılmaktadır.
- (Yeni) Ulaşılamayan, İptal Eden ve Tuşlama Yapmayan hastalara ayrı ayrı şablonlar üzerinden otomatik SMS gönderilebilmektedir.
- (Yeni) Temsilciler telefon ile ulaşamadığı hastalara SMS gönderimi yapabilmektedir.
- (Yeni) İptal tuşlayan hastalar otomatik olarak çağrı merkezi kuyruğuna aktarılabilir (uyumlu IP Santral’lerde)
- (Yeni) Haftanın her günü için ayrı ayrı arama başlangıç ve bitiş saati belirlenebilir.
Avantajları Nelerdir?
- SMS’ten daha fonksiyoneldir çünkü cevap almak mümkündür.
- Otomatik operatör olduğu için arama yaklaşık 30 saniyede tamamlanır. Bu yüzden de SMS’ten daha ucuzdur.
- İş gücü ve zamandan size tasarruf ettirir. Hastaların randevu teyitlerini hatasız bir şekilde otomatik olarak yapar.
- Hizmet kalitesini ve hastanenin verimliliğini artırır.
