Doküman ve İş Süreci Yönetim Sistemi

Doküman ve İş Süreci Yönetim Sistemi; sözleşmelerin hazırlanmasından görüş, paraf ve imza aşamalarına, cari hesap açılış ve değişiklik taleplerinden SAP’a aktarımına kadar kurum içi onay süreçlerini tek bir platformda yöneten, müşteriye özel geliştirilmiş web tabanlı bir iş süreci yönetim sistemidir.

Neden Doküman ve İş Süreci Yönetim Sistemi?

Sözleşme ve cari hesap süreçleri birçok kurumda e-posta zincirleri, paylaşılan klasörler ve ıslak imzalı evrak üzerinden yürür. Bir sözleşmenin hangi aşamada olduğu, kimin onayını beklediği ya da hangi sürümün paraflandığı ancak sorularak öğrenilir. Cari hesaplarda yapılan bir IBAN değişikliğinin kim tarafından, hangi onaylarla yapıldığı ise çoğu zaman izlenemez.

Bu sistem, her talebi tanımlı adımlardan geçen bir iş akışına dönüştürür. Her adımda kimin karar vereceği organizasyon yapısından otomatik belirlenir, her karar gerekçesiyle kayıt altına alınır ve onaylanan veriler doğrudan SAP’a yazılır.

Temel Özellikler

Çok Adımlı Sözleşme Onay Akışı

Sözleşme talebi oluşturulduğunda süreç dört fazda ilerler:

1. Görüş: Talep sahibinin yöneticisi, hukuk ve finans birimleri sırayla görüş verir. Talep sahibi gerekirse bilgi işlem, insan kaynakları gibi ek departmanları da sürece dahil edebilir; bu departmanlar seçilen sırayla görüş bildirir.
2. Revizyon: Reddedilen sözleşme gerekçesiyle talep sahibine döner, düzeltilip yeniden değerlendirmeye gönderilir.
3. Paraf: Nihai PDF yönetici, hukuk ve finans tarafından sırayla paraflanır.
4. İmza: Talep sahibi imzalı belgeyi sisteme yükler ve sözleşme arşive alınır.

Her kullanıcı yalnızca kendi kararını bekleyen sözleşmeleri görev listesinde görür. Her adımın hangi ekibe ve hangi kişilere yönlendirildiği sözleşme ekranında açıkça gösterilir. Sözleşme fesih talepleri de ayrı bir onay alt sürecinden geçer ve daha önce onay vermiş herkese otomatik olarak bildirilir.

QR Kodlu Dijital Paraf

Paraf aşamasında sistem, PDF’in her sayfasının altına QR kod, sözleşme referans numarası ve onaylayanların paraf kısaltmalarını basar. Şerhli ve şerhsiz paraf ayrımı damgada görünür. Belgenin sonuna sürüm, onay tarihi ve yorumları içeren bir detay sayfası eklenir. Böylece basılı bir kopyanın bile hangi sürüme ait olduğu ve kimler tarafından onaylandığı doğrulanabilir.

Cari Hesap ve IBAN Değişiklik Talepleri

Cari hesap kartları doğrudan düzenlenemez; her değişiklik bir talep olarak açılır ve onay zincirinden geçer. Talep önce talep sahibinin yöneticisine gider. Yeni hesap açılışı veya IBAN eklenip çıkarılması gibi riskli değişikliklerde kurumsal finansman IBAN’ı telefonla teyit eder ve CFO onayı alınır. Son onayı mali işler verir. Onaylanan değişiklikler önce hesaba, ardından SAP’a otomatik olarak yazılır. Vergi dairesi verileri resmi listeden içe aktarılır.

SAP Entegrasyonu

Sistem, SAP ile NetWeaver RFC SDK üzerinden konuşan ayrı bir köprü servisi kullanır. Satıcı cari hesapları düzenli aralıklarla SAP’tan çekilir. Onaylanan değişiklikler SAP’a geri yazılır, IBAN bilgileri SAP tarafında doğrulanır. Köprü servisi yalnızca iç Docker ağında erişilebilir durumdadır ve SAP’a açılan bağlantıları havuzlayarak yönetir.

Multi-Tenant ve Multi-Domain Mimari

Tek bir kurulum, grup bünyesindeki birden fazla şirkete hizmet verir. Her şirketin kendi Microsoft Entra ID kiracısı, dosya deposu, e-posta alan adı kısıtlamaları ve ekip yapısı ayrı yönetilir. Kullanıcılar Entra ID ile giriş yapar. Entra’daki departmanlar sistemdeki ekiplere, yönetici bilgisi ise onay zincirine otomatik olarak yansır. Kullanıcı provizyonu için SCIM desteği bulunur.

Her şirket (tenant) sözleşmelerini, cari hesaplarını, rollerini ve dosyalarını birbirinden yalıtılmış biçimde yönetir; kullanıcılar yalnızca üyesi oldukları şirketlerin verilerine erişebilir. Yeni bir şirketi platforma eklemek ayrı bir kurulum gerektirmez.

Platform multi-domain çalışır: her şirket sisteme kendi kurumsal alan adı üzerinden erişir. Oturum açma akışı isteğin geldiği alan adına göre yönlendirilir. Kullanıcılar e-posta alan adlarına göre ilgili şirkete otomatik olarak dahil edilir. Böylece her şirket kendi adresiyle çalışırken altyapı, güncellemeler ve bakım tek noktadan yönetilir.

Rol ve Ekip Bazlı Yetkilendirme

Hukuk, finans, mali işler gibi departman rolleri ekiplere atanır. Kurum yöneticileri her şirkete özel rol tanımlayabilir. Departman yöneticileri kendi ekiplerinin üyeliğini yönetebilir. Birden fazla ekipte yer alan kullanıcılar aktif ekiplerini seçerek o ekibin görevleriyle çalışır.

Bildirimler, Hatırlatmalar ve Raporlama

Bitiş tarihi yaklaşan sözleşmeler için otomatik hatırlatma e-postaları gönderilir. Sözleşme bir sonraki adıma geçtiğinde ilgili ekip e-postayla bilgilendirilir. İmzalı sözleşmeler ve talepler Excel’e aktarılabilir. Sözleşme, firma ve vergi dairesi kayıtlarında yapılan her değişiklik alan bazında eski ve yeni değeriyle geçmişte tutulur.

Teknik Mimari

• Runtime: Bun 1.4. Uygulama, CPU çekirdeği sayısı kadar süreçle aynı portu paylaşarak çalışır; zamanlanmış görevler yalnızca tek bir süreçte yürütülür.
• Uygulama: SvelteKit 3 ve Svelte 5 ile sunucu tarafında render edilen, form aksiyonlarıyla çalışan tam yığın uygulama. Tüm girdiler Zod şemalarıyla doğrulanır.
• Arayüz: Tailwind CSS 4 ve DaisyUI 5. Arayüz Paraglide ile Türkçe ve İngilizce olarak sunulur.
• Veri: PostgreSQL 18 ve Drizzle ORM; şema değişiklikleri sürümlenmiş migration’larla yönetilir.
• Kimlik doğrulama: Better Auth; Microsoft Entra ID (OAuth/OIDC), organizasyon yönetimi ve SCIM eklentileri.
• Dosya depolama: S3 uyumlu Garage üzerinde şirket bazlı ayrı bucket’lar.
• Entegrasyon: SAP NetWeaver RFC SDK’ya doğrudan bağlanan, Hono tabanlı köprü servisi.
• Dağıtım: Uygulama, RFC köprüsü, PostgreSQL ve Garage, Docker Compose ile birlikte ayağa kalkar.

Müşteriye Özel Geliştirme

Doküman ve İş Süreci Yönetim Sistemi kutudan çıkan bir doküman yönetim ürünü değildir. Onay zincirleri, departman yapıları, paraf kuralları ve ERP entegrasyonları her kurumun kendi işleyişine göre tasarlanır. Sözleşme ve cari hesap süreçleriyle başlayan altyapı, limit belirleme gibi yeni onay süreçlerine genişletilebilir.

Hangi Sorunları Çözer?

Kaybolan Onaylar ve Belirsiz Süreçler: Her sözleşmenin hangi aşamada olduğunu ve kimin kararını beklediğini anlık olarak gösterir; e-posta zincirlerinde kaybolan onayların önüne geçer.

Sürüm Karmaşası: QR kodlu paraf damgası ve onay detay sayfası sayesinde paraflanan ve imzalanan belgenin hangi sürüm olduğu her zaman doğrulanabilir.

Kontrolsüz Cari ve IBAN Değişiklikleri: Cari hesaplardaki her değişikliği yönetici, finans ve CFO onayından geçirir; IBAN değişikliklerinde telefon teyidini zorunlu kılarak ödeme dolandırıcılığı riskini azaltır.

ERP ile Çift Veri Girişi: Onaylanan veriler SAP’a otomatik yazıldığı için aynı bilginin iki sisteme ayrı ayrı girilmesine gerek kalmaz.